Monitorowanie Dokumentacji Medyczna

Ideą systemu jest kompleksowe monitorowanie działań użytkowników systemu AMMS w zakresie tworzenia, zarządzania oraz kompletowania dokumentacji medycznej. Jego głównym celem jest zapewnienie zgodności działań z obowiązującymi przepisami prawa, w tym z ustawą o Elektronicznej Dokumentacji Medycznej (EDM). System umożliwia śledzenie tworzenia obowiązkowej dokumentacji medycznej, zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej, co znacząco ułatwia pracę personelu medycznego oraz administracyjnego.
Funkcje systemu obejmują przede wszystkim monitorowanie procesów związanych z tworzeniem dokumentacji medycznej oraz jej kompletowaniem. Użytkownicy mają możliwość weryfikacji, czy dokumentacja jest zgodna z wymaganiami prawnymi, co minimalizuje ryzyko nieprawidłowości lub braków formalnych. System dodatkowo umożliwia nadzór nad tworzeniem dokumentów w postaci elektronicznej odkładanej w lokalnym repozytorium systemu AMMS, co jest kluczowe w kontekście kompletności dokumentacji.
Oprócz monitorowania tworzenia dokumentacji elektronicznej, system umożliwia również weryfikację, czy dokumentacja została już zdana w postaci papierowej przez dany oddział szpitalny czy jednostkę medyczną. Dzięki temu możliwe jest ścisłe kontrolowanie obiegu dokumentacji medycznej oraz zapewnienie jej kompletności, zarówno w formie elektronicznej, jak i tradycyjnej papierowej.

System pozwala także na prowadzenie metryczki dokumentacji, co oznacza, że każdy dokument posiada unikalne dane rejestracyjne i historię zmian. Metryczka może być prowadzona zarówno dla dokumentacji elektronicznej, jak i papierowej, co umożliwia łatwe śledzenie wszelkich modyfikacji oraz zapewnia pełną transparentność procesu zarządzania dokumentami medycznymi.

Wdrożenie naszego rozwiązania zapewnia:
– poprawię efektywność pracy,
– szybki przepływ informacji,
– zgodność z przepisami,
– spójność pomiędzy danymi zapisanymi w AMMS, a dokumentacją w postaci papierowej i elektronicznej. ,
– pełną kontrolę nad dokumentacją, nadzór nad jej wersjami i historią zmian,
– wspiera proces akredytacji CMJ w zakresie tworzenia i nadzorowania dokumentacji medycznej.
– poprawię procesu zdawalności dokumentacji do archiwum i dostępu do niej w razie potrzeby.

Moduł: Monitoring

System umożliwia analizę i prezentację danych dotyczących obiegu oraz kompletności dokumentacji medycznej w ujęciu zbiorczym i szczegółowym.

Użytkownik może określić zakres dat oraz przeglądać dane na wykresach i w raportach interaktywnych, z możliwością pogłębionej analizy po kliknięciu w poszczególne elementy.

Zakres funkcjonalny obejmuje:

• Monitorowanie obiegu dokumentacji: liczba wypisanych numerów KG w różnych statusach (zdane, niezdane, przekazane, przyjęte, zwrócone) oraz analiza terminowości przekazania dokumentów z oddziałów.
• Analiza badań histopatologicznych: porównanie dokumentacji ze zleceniem badania i bez, z wynikami i bez wyników w AMMS.
• Weryfikacja jakościowa: identyfikacja dokumentów zdanych, ale niezweryfikowanych lub pozytywnie zweryfikowanych pod kątem rozliczeń, jakości i merytoryki.
• Raportowanie i personalizacja: możliwość grupowania danych, tworzenia tabel przestawnych, zapisywania ustawień użytkownika, eksportu (PDF, XLS, CSV), wysyłki e-mail i subskrypcji cyklicznych raportów.
• Monitorowanie dokumentacji papierowej: analiza udziału dokumentacji papierowej, jej najczęstszych typów oraz średniej liczby stron na hospitalizację (z możliwością przeglądu w ujęciu miesięcznym lub oddziałowym).
• Monitorowanie dokumentacji elektronicznej (EDM): kontrola wytwarzania i podpisywania wymaganych dokumentów (np. karta informacyjna, karta odmowy, badania diagnostyczne), a także ich przekazywania do systemu P1.
• Weryfikacja kompletności dokumentacji: sprawdzanie wypełnienia obowiązkowych i warunkowych elementów (np. wywiad, epikryza, zalecenia, obserwacje), w tym dokumentacji zabiegowej.
• Analiza wizyt ambulatoryjnych: monitorowanie dokumentacji elektronicznej w poradniach i POZ.
• Raporty rankingowe: zestawienie oddziałów według poziomu kompletności dokumentacji elektronicznej.

Moduł Oddział:

Oddział końcowy kompletuje całość dokumentacji papierowej i uzupełnia w systemie metryczkę dokumentacji papierowej. Szczegółowość uzupełniania metryczki papierowej (czy wymagać podania liczby stron dla każdego dokumentu, czy wystarczy sumaryczna liczba stron) – do ustalenia.

Po skompletowaniu dokumentacja jest przekazywana w systemie do Działu Archiwum.

Moduł Archiwum

W tym module potwierdzane jest przyjęcie dokumentacji przyniesionej z oddziałów. Do ustalenia na etapie wdrożenia czy ma być dokonywana ocena formalna i merytoryczna jej zawartości? W przypadku negatywnej oceny dokumentacji oznacza jest jako zwrot na oddział z komentarzem oceniającego. W przypadku pozytywnej oceny dokumentacja jest oznaczona jako przyjęta w Dziale Archiwum.

Możliwość pobrania zbiorczego wszystkich zmaterializowanych dokumentów w ramach danej hospitalizacji

Moduł Konfiguratora

• Konfiguracja systemu przekazywania dokumentacji medycznej:

– z oddziału do działu statystyki/wypisów/dokumentacji medycznej,

– z oddziału do archiwum oddziałowego lub głównego.

• Przypisywanie użytkowników do modułów: monitoring, statystyka, archiwum, konfigurator.
• Przypisywanie użytkowników do modułu oddział z wyborem konkretnego JOS-u (wg struktury HIS).
• Możliwość przypisania użytkownika do wielu JOS-ów.
• Podgląd użytkowników HIS z uprawnieniem 10104 (obiekt, login, imię i nazwisko, rodzaj personelu).
• Dodawanie obowiązkowej dokumentacji dla każdego pobytu (nazwa, oddział, klasa dokumentu, rodzaj).
• Określenie wymagalności dokumentacji dla: konkretnego JOS-u, typu pobytu (jednodniowy, hospitalizacja) i trybu wypisu „zgon”.
• Wskazanie dokumentów wymagających podpisu certyfikatem.
• Dodawanie dokumentacji warunkowej (np. dla określonych zdarzeń medycznych).
• Określenie wymaganych elementów historii choroby (wywiad, epikryza, zalecenia, badanie) wg JOS-u, trybu wypisu i częstotliwości.
• Wykluczenie monitorowania dokumentów diagnostycznych z wybranych pracowni (np. brak integracji z HIS/EDM).